Case study: 10-dniowy wyjazd incentive do Tajlandii dla klientów z branży budowlanej

Kiedy firma z branży budowlanej zgłosiła się do nas z pytaniem o wyjazd incentive dla swoich kluczowych klientów, od początku było jasne jedno: to nie miał być „ładny wyjazd”. To miało być narzędzie biznesowe, które realnie wzmocni relacje i przełoży się na sprzedaż.

Jako general product manager w dziale MICE w ALLINtravel wiedziałam, że w tym przypadku kluczowe będą emocje, prestiż i dobrze zaprojektowany czas. Tak powstała koncepcja 10-dniowego wyjazdu incentive do Tajlandii, stworzonego wyłącznie dla wyselekcjonowanych klientów firmy - opowiada Małgorzata Chrapczyńska.

Punkt wyjścia
Klient działał w sektorze budowlanym, obsługując dużych inwestorów i generalnych wykonawców. Relacje były dobre, ale coraz bardziej formalne. Konkurencja rosła, a decyzje zakupowe coraz częściej opierały się wyłącznie na cenie.

Celem wyjazdu było:

• wzmocnienie relacji z kluczowymi klientami,
• zbudowanie lojalności wobec marki,
• stworzenie przestrzeni do rozmów poza salą konferencyjną.

Nie chodziło o sprzedaż podczas wyjazdu. Chodziło o relacje, które zaprocentują po powrocie.

Dlaczego Tajlandia?
Tajlandia była wyborem świadomym. To kierunek egzotyczny, ale bezpieczny, komfortowy i niezwykle różnorodny. Daje możliwość połączenia miasta, kultury i wypoczynku, a jednocześnie oferuje wysoki standard usług.

Z perspektywy incentive to idealny balans między „wow efektem” a logistycznym spokojem.

Koncepcja 10-dniowego programu
Program zaplanowaliśmy tak, aby uczestnicy:

• nie byli zmęczeni,
  
• mieli przestrzeń na rozmowy,
  
• czuli się wyjątkowo, a nie „zorganizowani”.

Pierwsze dni spędziliśmy w Bangkoku. Zamiast klasycznego zwiedzania postawiliśmy na doświadczenia. Prywatny rejs po rzece, kolacja na dachu z widokiem na panoramę miasta, lokalna kuchnia i czas na rozmowy w naturalnej atmosferze. Bez prezentacji, bez slajdów, bez agendy sprzedażowej.

Środkowa część wyjazdu to przelot na południe kraju i pobyt w luksusowym resorcie. Tam tempo wyraźnie zwolniło. Był czas na wypoczynek, plażę, spa, ale też na wspólne aktywności w mniejszych grupach. To właśnie wtedy pojawiły się najważniejsze rozmowy biznesowe – spontaniczne, szczere i bez presji.

Ostatnie dni miały charakter podsumowujący. Kolacja pożegnalna, rozmowy o planach na kolejny rok, wymiana doświadczeń. Klienci nie czuli się „zaproszeni przez dostawcę”, ale raczej jak partnerzy zaproszeni do wspólnego świata marki.

Co było kluczowe w organizacji?
Z mojego doświadczenia wynika, że w incentive dla klientów najważniejsze są detale. Kameralna grupa, perfekcyjna logistyka, wysoki standard hoteli i brak chaosu organizacyjnego. Uczestnik musi czuć, że ktoś pomyślał o nim na każdym etapie.

Ten wyjazd był dopracowany od momentu zaproszenia, przez komunikację przedwyjazdową, aż po powrót do Polski. Klienci mieli poczucie, że uczestniczą w czymś wyjątkowym.

Efekty po powrocie
Kilka miesięcy po zakończeniu wyjazdu klient wrócił do nas z pierwszymi danymi. Część uczestników zwiększyła wolumen zamówień. Pojawiły się rozmowy o umowach długoterminowych. Co ważne, znacząco skrócił się proces decyzyjny w kolejnych negocjacjach.

Największą wartością była jednak zmiana relacji. Firma przestała być jednym z wielu dostawców. Stała się partnerem, z którym chce się robić biznes.

Ten 10-dniowy wyjazd do Tajlandii był najlepszym dowodem na to, że incentive dla klientów działa wtedy, gdy jest dobrze zaprojektowany. Nie jako wycieczka, ale jako przemyślane doświadczenie biznesowe. W branży budowlanej, gdzie zaufanie i relacje są kluczowe, taki wyjazd potrafi zrobić więcej niż najlepsza oferta cenowa. Jeśli myślisz o podobnym projekcie, zawsze powtarzam jedno: to nie jest koszt – to inwestycja w relacje, które realnie się zwracają.

Małgorzata Chrapczyńska 
general product manager w dziale MICE